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株主様特定個人情報等の保護に関する方針

日本電信電話株式会社

弊社は、株主様の個人番号及び特定個人情報(以下株主様の特定個人情報を「株主様特定個人情報」といい、これと株主様の個人番号を総称して「株主様特定個人情報等」といいます)に関し、「NTTグループ情報セキュリティーポリシー」を基本とし、以下の方針でお取扱いいたします。

なお、この方針の中で「株主様」とは、株主及び登録株式質権者又はその法定代理人のうち、個人として株主名簿に記載又は記録された方をいいます。

  • 1.株主様特定個人情報等のお取扱いについて

    • (1)弊社における株主様特定個人情報等の利用目的

      弊社で保有する株主様特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

      • ①配当、剰余金の分配又は基金利息の支払調書作成に係る事務
      • ②株式等の譲渡の対価等の支払調書作成に係る事務
      • ③配当等とみなす金額に関する支払調書作成に係る事務
      • ④交付金銭等の支払調書作成に係る事務
      • ⑤名義人受領の株式等の譲渡の対価の調書作成に係る事務
      • ⑥特定新株予約権等・特定外国株新株予約権等の付与に関する調書作成に係る事務
      • ⑦新株予約権の行使に関する調書作成に係る事務
      • ⑧株式無償割当に関する調書作成に係る事務

      なお、株主様から直接書面にて記載された株主様特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)第18条第4項各号に該当する場合を除き、利用目的を明示させていただきます。

      ただし、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます)第30条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は同法第16条第3項第2号に該当する場合は上記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて株主様個人情報を取り扱うことがあります。

    • (2)第三者への株主様特定個人情報の提供

      会社は、株主様特定個人情報等を第三者提供しません。ただし、番号法第19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報の提供を受けることがあります。

    • (3)共同利用に関する株主様特定個人情報

      弊社は、株主様からお預かりしている株主様特定個人情報を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

    • (4)お預かりしている株主様特定個人情報等の開示等の手続き

      弊社は、お預かりした株主様特定個人情報等の開示・訂正等・利用停止等のお申し出に対応させていただきます。

      • ①開示等のお申し出に必要な書類
        開示等のお申し出をされる場合は、次の請求書をダウンロードし所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送又は来社によりご請求をお願いいたします。

        なお、会社法等他の法令に基づく開示のご請求の場合は、この限りではございません。

        また、会社法等の規定により、株主様による弊社株式の売却・弊社の株主名簿への記載又は記録等のお手続きによらずに、弊社が株主名簿に記載又は記録された株主様特定個人情報等を訂正等・利用停止等をすることはございません。

        ※株主様の弊社株式の売却・弊社の株主名簿への記載又は記録等のお手続きにつきましては、お取引の証券会社又は弊社の株主名簿管理人 三井住友信託銀行までお問い合わせください。

      • ②請求書送付先

        〒100-8116
        東京都千代田区大手町1-5-1
        日本電信電話株式会社 株主様個人情報対応窓口

        ※「開示等のお申し出」により取得した株主様特定個人情報等のお取扱いについて
        開示等のお申し出によりお預かりした株主様特定個人情報等の利用目的は、開示等のお申し出の対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。

    • (5)弊社の株主様特定個人情報等に関するご相談窓口

      弊社の株主様特定個人情報等のお取扱いに関するご相談窓口については、下記まで、お手紙・メールにてお申し出下さい。なお、ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承いただきますようお願いいたします。

      〒100-8116
      東京都千代田区大手町1-5-1
      日本電信電話株式会社 株主様個人情報対応窓口
      メール:kabunusisama-info-ml@hco.ntt.co.jp

  • 2.法令の遵守について

    株主様特定個人情報等のお取扱いにあたっては、個人情報保護法及び関連法令並びに主管する省庁のガイドラインや業界ガイドラインを遵守いたします。

  • 3.安全管理措置について

    株主様特定個人情報等のお取扱いにあたっては、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

    • (1)組織的安全管理措置

      委員会や各組織の管理責任者などの組織的な管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成などを実施し、更に、継続的な改善を行います。

    • (2)人的安全管理措置

      役員、社員、派遣社員を問わず、株主様特定個人情報等を取り扱う全ての従業者に、株主様特定個人情報等の保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。

    • (3)物理的安全管理措置

      株主様特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等による株主様特定個人情報等の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

    • (4)技術的安全管理措置

      個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。

  • 4.マネジメント・システムの継続的改善について

    管理体制や規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切に管理体制を改善し、株主様特定個人情報等の保護に積極的に取り組みます。

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