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株主様個人情報の保護に関する方針

日本電信電話株式会社

弊社は、株主様の個人情報（株主様の個人番号及び特定個人情報を除きます。以下「株主様個人情報」といいます）に関し、「NTTグループ情報セキュリティーポリシー」を基本とし、以下の方針でお取扱いいたします。

なお、この方針の中で「株主様」とは、株主及び登録株式質権者又はその法定代理人のうち、個人として株主名簿に記載又は記録された方をいいます。

1．株主様個人情報のお取扱いについて
- （1）弊社における株主様個人情報の利用目的
  
  弊社で保有する株主様個人情報の利用目的は次のとおりです。
  - ①会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
  - ②株主様としての地位に対し、会社から各種便宜を供与するため
  - ③株主様と会社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施するため
  - ④各種法令に基づく所定の基準による株主様のデータを作成する等、株主管理のため
  なお、株主様から直接書面にて記載された株主様個人情報をお預かりする場合は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）第18条第4項各号に該当する場合を除き、利用目的を明示させていただきます。
  
  また、個人情報保護法第16条第3項に該当する場合は上記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて株主様個人情報を取り扱うことがあります。
- （2）第三者への株主様個人情報の提供
  
  弊社は、株主様からお預かりしている株主様個人情報を、個人情報保護法第23条第1項又は同法第23条第5項各号（第3号を除く）に該当する場合以外に、株主様本人からあらかじめ同意を得ることなく、第三者へ提供することはいたしません。
- （3）共同利用に関する株主様個人情報
  
  弊社は、株主様からお預かりしている株主様個人情報を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。
- （4）お預かりしている株主様個人情報の開示等の手続き
  
  弊社は、お預かりした株主様個人情報の開示・訂正等・利用停止等のお申し出に対応させていただきます。
  - ①開示等のお申し出に必要な書類
    開示等のお申し出をされる場合は、次の請求書をダウンロードし所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送又は来社によりご請求をお願いいたします。
    - 「個人情報開示請求書」[PDF 115KB]
      （別途、手数料1,000円（消費税込）が掛かります。郵送の場合、現金書留にて郵送願います）
    - 「個人情報訂正等請求書」[PDF 115KB]
    - 「個人情報利用停止・消去請求書」[PDF 121KB]
    - 「個人情報第三者提供停止請求書」[PDF 120KB]
    - 別紙「本人確認ができる公的証明書等について」[PDF 19KB]
    なお、会社法等他の法令に基づく開示のご請求の場合は、この限りではございません。
    また、会社法等の規定により、株主様による弊社株式の売却・弊社の株主名簿への記載又は記録等のお手続きによらずに、弊社が株主名簿に記載又は記録された株主様個人情報を訂正等・利用停止等をすることはございません。
    
    ※株主様の弊社株式の売却・弊社の株主名簿への記載又は記録等のお手続きにつきましては、お取引の証券会社又は弊社の株主名簿管理人　三井住友信託銀行までお問い合わせください。
  - ②請求書送付先
    〒100-8116
    東京都千代田区大手町1-5-1
    日本電信電話株式会社　株主様個人情報対応窓口
    
    ※｢開示等のお申し出｣により取得した株主様個人情報のお取扱いについて
    開示等のお申し出によりお預かりした株主様個人情報の利用目的は、開示等のお申し出の対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。
- （5）弊社の株主様個人情報に関するご相談窓口
  
  弊社の株主様個人情報のお取扱いに関するご相談窓口については、下記まで、お手紙・メールにてお申し出下さい。なお、ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承いただきますようお願いいたします。
  
  〒100-8116
  東京都千代田区大手町1-5-1
  日本電信電話株式会社　株主様個人情報対応窓口
  メール：kabunusisama-info-ml@hco.ntt.co.jp
2．法令の遵守について

株主様個人情報のお取扱いにあたっては、個人情報保護法及び関連法令並びに主管する省庁のガイドラインや業界ガイドラインを遵守いたします。
3．安全管理措置について

株主様個人情報のお取扱いにあたっては、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。
- （1）組織的安全管理措置
  
  委員会や各組織の管理責任者などの組織的な管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成などを実施し、更に、継続的な改善を行います。
- （2）人的安全管理措置
  
  役員、社員、派遣社員を問わず、株主様個人情報を取り扱う全ての従業者に、株主様個人情報保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。
- （3）物理的安全管理措置
  
  株主様個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等による株主様個人情報の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
- （4）技術的安全管理措置
  
  個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。
4．マネジメント・システムの継続的改善について

管理体制や規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切に管理体制を改善し、株主様個人情報の保護に積極的に取り組みます。
5．匿名加工情報について

弊社は、株主様からお預かりしている個人情報をもとに匿名加工情報を作成し、第三者に提供する可能性があります。その場合は、以下の項目をホームページ等で公表するものとします。
- ①弊社の作成した匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目
- ②第三者に提供する匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目
- ③匿名加工情報の第三者への提供方法
- ④講じている安全管理措置の内容
弊社は、匿名加工情報等の取り扱いにあたっては、上述3．の安全管理措置を講じます。また、匿名加工情報等を取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます）に対して、必要かつ適切な監督を行います。